Mesmo na fase de planejamento, nunca há garantias de que um evento será um sucesso, por mais longínquo que seja. Reforçamos mais ainda essa premissa durante a pandemia.
Porém, algumas pequenas e eficazes regras, são um bom começo para que um evento comece a dar certo. Vou listar algumas delas para servir como uma espécie de "guia" para o seu evento:
1 - Bom Planejamento
Um bom evento parte de um bom planejamento. Definir local, tempos, palestrantes, atividades é o que faz um evento de sucesso. Porém, seja coerente. Respeite os tempos, deslocações e durações das atividades. Nada pior do que um evento que quer enfiar 2 mil coisas na sua programação, e tudo fica atropelado e sem sentido.
Calcule bem os tempos e movimentos de cada trecho. Um assunto importante, não cabe em 20 minutos. Um atividade prática também não. Pessoas não almoçam em 1 hora, principalmente em grupo. Leve as deslocações em consideração.
2 - Compartilhe as informações com os envolvidos
Os organizadores e staff devem sempre estarem muito bem alinhados com os tempos e movimentos do evento. Mas não só eles. Tenho observado em últimos eventos que parece que os palestrantes não são informados do restante do evento, e muito menos, com antecedência, o tempo que possuem para suas palestras e apresentações, pois nunca bate com o que vão apresentar.
Essas informações precisam ser passadas com antecedência, para que todos os envolvidos se preparem adequadamente. O palestrante ter 30 minutos, e chegar com 100 slides não faz sentido. Não vai caber no tempo e fica feio para o palestrante e para o evento.
3 - Seja pontual.
Um bom evento prima por estabelecer uma Programação e cumpri-la. E pontualidade é um dos itens fortes para um evento de sucesso. Se o seu evento está marcado para começar às 9 horas da manhã, esse horário tem que estar tudo pronto e todos à postos. Nada mais desagradável do que chegar num evento na hora marcada, e ter que ficar aguardando tudo ser arrumado pois todos se atrasaram, menos você. 9 é 9, e não 9h30 ou 10h00.
4 - Tenha noção de tempo
Nada mais irritante do que um palestrante bom, com um assunto interessante, mas com pouco tempo para expor. Quando vamos a um evento, queremos desfrutar das atividades e palestras com tempo suficiente. Nos últimos eventos que tenho participado, é sempre o mesmo erro: tudo se atrasa, e os últimos palestrantes acabam prejudicados.
Tenho percebido também que palestrantes ou nao respeitam os tempos dados pela organização, ou nem sequer são informados dos mesmos. Quando chegam no local, ou precisam correr com o que levaram, ou ficam pela metade, prejudicando a si mesmos e ao evento. Portanto, ao organizar um evento, tenha em mente a quantidade de palestrantes, o tempo para cada um, e se o assunto permite tal tempo. E sempre preveja um tempo para a interação com a plateia, seja de perguntas ou considerações.
5 - Eleja um Moderador
Qual a função do Moderador de um evento? É controlar os tempos e moderar os palestrantes e a plateia. Os palestrantes, em sua maioria, perdem um pouco a noção de tempo. O moderador tem essa chata, mas últil função de controlar o tempo que foi dado ao palestrante, informando-o no decorrer da apresentação quanto tempo falta. Ao mesmo tempo, também deve moderar a plateia, estabelecendo um número máximo de interações, como perguntas e comentários, para que o tempo não seja estourado. Um número interessante para interações, são, no máximo, 5. Mais que isso, é exagero e fica cansativo.
6 - Imponha Limites
Um bom evento tem os seus tempos controlados. Imponha limites para os plaestrantes, para as pausas, coffe-breaks e afins, para os tempos de almoço, para as interações da plateia. Ter um evento bem controlado é mais um tijolo na construção do sucesso de um evento.
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